[제6회 서울아프리카페스티벌] 부스 운영 파트너 기관/개인 모집 안내 (~9/22) [6th Seoul Africa Festival] Booth Operation Partner Organization/Individual Recruitment Announcement (~9/22)

2023-09-01
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(English version below)


시민과 관광객들에게 아프리카 여러 국가의 문화와 공연을 체험할 수 있는 기회를 제공하고, 국내외 아프리카 커뮤니티 및 관련 기관/개인의 교류 협력 증진하기 위한 목적으로 개최되는 「제6회 서울아프리카페스티벌」 부스 운영에 참가할 기관/개인을 모집하오니 관심 있는 분들의 많은 참여 바랍니다.



Ⅰ. 개요

  • 주최 : 사단법인 아프리카인사이트, 주한아프리카외교단

  • 주관 : 사단법인 아프리카인사이트

  • 후원 : 기아, 서울특별시

  • 일시 : 2023. 10. 21.(토) 11:00-18:00 (부스 운영 시간 기준)

  • 장소 : 반포 한강공원 달빛광장 (서울 서초구 신반포로11길 40)

  • 구성 : 무대공연 및 체험활동, 주한아프리카 국가 대사관, 커뮤니티 및 유관기관/개인 부스




Ⅱ. 부스 참가 신청 안내

  • 분야 : 아프리카 지역 문화, 관광, 식음료, 제품, 정보, 단체, 사업, 활동 등 소개

  • 대상 : 축제의 취지에 공감하고 관련 콘텐츠를 가지고 있는 기관/개인 35개 내외

  • 신청 안내
    1. 신청기간 : 2023.09.01.(금) ~ 09.22.(금)
    2. 신청방법 : 아래 구글 링크를 통해 신청서 접수
    부스 참가 신청 구글폼
    3. 제출내용 : 참가 신청, 참가 기관/개인 및 활동 소개 등
    4. 결과발표 : 2023.09.26.(화) 오전 11시(예정)/ 메일 및 홈페이지 안내
    












※ 결과발표 후 부스 참가비 입금 ※

  • 220,000원 (VAT포함) : 일반 참가 기관(개인), 대사관 및 공공기관

  • 154,000원 (VAT포함) : 참가비 30% 할인 대상 (비영리 민간단체, 비영리 협동조합, 비영리 사단법인, (예비)사회적기업, 소셜벤처)


*참고

  1. 카드결제 불가, 계좌이체만 가능

  2. 전자세금계산서 or 현금영수증 발급 가능(발급 관련 추후 안내)



5. 제공사항

  • 몽골부스(3mx3m), 부스 상단 현수막, 전기, 책상(120*60) 2개, 의자 4개

  • 필요시 책상 2개, 의자 4개까지 추가 가능

  • 추가금 책상 : 1만원, 의자 : 5천원(개당)




Ⅲ. 유의사항

안전하고, 환경 친화적이며, 운영사와 시민이 모두 만족할 수 있는 축제를 함께 만들어가기 위해 아래 유의사항을 반드시 확인하신 후 신청 부탁드립니다.


  • 오리엔테이션 1인 이상 필수 참석 - 불참시 축제 참여 불가

  • 일시 : ****2023년 10월 10일(화) 오후 7시 ~ 9시

  • 장소 : 추후 공지 (오프라인, 서울시 내 공간)

  • 상행위 제한 한강공원 내부 운영 규정에 따라 카드, 이체, 현금을 포함한 일체의 돈을 주고 받는 판매 활동이 허용 되지 않습니다. 기관, 제품, 식음료, 활동을 무료의 형태로 소개, 안내, 체험 제공, 배포 하는 활동만 가능한 점 양해 부탁드립니다.

  • 콘텐츠 가이드라인 준수 콘텐츠 가이드라인에 위배되지 않는 내용의 기관(개인)만 참여 가능합니다. 가. 아프리카와 직접적으로 관련된 콘텐츠를 중심으로 소개 나. 아프리카의 비극과 부정적인 이미지를 자극적으로 강조하는 내용 제한 다. 특정 종교 및 정당을 지지하는 내용 제한 라. 참가자들의 안전에 위험을 줄 수 있는 내용 제한 마. 큰 소음 등 주변 부스에 피해를 주는 내용 제한

  • 친환경 축제 일회용품 사용 억제, 환경 친화적 소재 활용, 쓰레기 발생을 최소화 하는 환경 보전 노력에 적극 동참 부탁드립니다.

  • 한 기관(개인) 당 부스는 1개만 가능



Ⅳ. 문의

문의사항이 있으신 경우, 하단의 SAF 이메일로 연락 주시기 바랍니다.

  • 메일 : saf@africainsight.org




Ⅴ. FAQ 부스 참가 기관(개인) 대상 자주 묻는 질문


Q. 비용을 더 내면 부스를 2개 이상 신청 할 수 있나요?

A. 한정 된 공간으로 인해 참여 기관(개인)으로 선정 되실 경우, 한 기관(개인)에게 부스는 최대 1개만 제공 가능합니다.


Q. 신청 후 (참가 기관/개인 확정 후) 책상과 의자 개수를 추가 하고 싶어요!

A. 많은 기관(개인)이 참여하기 때문에 책상과, 의자 개수가 지속적으로 변동 될 경우 운영상 어려움이 있습니다. 따라서 신청서를 제출하고 난 후에는 개수 변동이 어려운 점 양해 부탁드립니다. 3m*3m 부스 크기와 안내 문서에 나와있는 책상 및 의자 크기를 잘 확인하시어 신청시에 정확하게 기입하여 주시고, 추가로 필요한 경우에는 기관(개인)에서 준비해주시면 감사하겠습니다.


Q. 주차는 어디서 할 수 있나요? 주차권(할인권)이 제공되나요?

A. 행사 장소와 가까운 반포한강공원주차장1, 2를 이용하여 주시기 바랍니다. 주차장은 유료이며, 부스 참가 기관(개인)에게 별도의 주차권이나 할인권이 제공되지 않음을 양해 부탁드립니다.


Q. 부스 운영에 필요한 물품 운반을 위해 한강공원 내 차량 진입이 가능한가요?

A. 행사용 시설물 설치 및 운반을 위한 녹지대내 차량출입이 불가하오니 부스 운영 준비를 위한 물품 운반시에는 인근 도로에서 인력 등으로 운반되어 설치될 수 있도록 하여주시기 바랍니다.


Q. 전기를 사용할 수 있나요?

A. 네 모든 부스에는 노트북, 핸드폰 등의 기본 전자 기구를 충전할 수 있도록 전기와 멀티플러그가 제공 됩니다. 각 부스 당 1kW 이하로 사용을 부탁드리며, 용량이 높은 전열기구를 사용할 경우 반드시 사전에 협의 부탁드립니다.


Q. (참가비 입금 후) 참가신청을 취소하고 환불을 받고 싶어요.

A. 천재지변, 건강, 경조사 등의 불가피한 이유로 참가가 불가한 경우 해당 내용을 10월 19일 (목) 자정까지 축제 사무국에 공유해주시면 100% 환불, 단순 변심에 의한 취소의 경우 일주일 전 10월 14일 (토) 자정 전 50% 환불, 10월 7일 (토) 자정 전 100% 환불 드립니다.


Q. 부스 운영시간은 언제 인가요? 운영 시간 보다 더 빨리 철수 해도 괜찮나요?

A. 축제의 원활한 운영과 퀄리티 그리고 통일성을 위한 부스의 의무 운영 시간은 오전 11시 부터 오후 6시까지 입니다. 즉 오전 11시 정시부터 시민과 관객들이 부스를 방문할 수 있도록 준비해주셔야 하고, 안전이나 건강 등의 부득이한 사정을 제외하고는 오후 6시 까지 부스를 정상 운영해주셔야 합니다. 만약 주최측에 사전 공유 없이 오전 11시 까지 운영자와 물품이 도착하지 않거나 또는 부스 정상 운영 준비가 되지 않은 경우, 그리고 오후 6시 이전에 임의로 철수하는 경우에는 차년도 축제 부스 참여에 대한 불이익이 있음을 안내드립니다.






Africa Insight is pleased to inform you that we are hosting the "6th Seoul Africa Festival.” As it is the largest festival in Asia that focuses on the topics of Africa, it provides a unique opportunity for visitors and tourists to encounter and experience the rich and diverse culture of Africa, as well as promotes partnership and cooperation between organizations related to Africa.

We are now open for registration from organizations/institutions/brands(individuals) to participate in the 6th SAF booth section. It will be delightful if you participate in the festival by running your own booth.



I. Outline

  • Hosted by : Africa Insight, African Group of Ambassadors in Korea

  • Organized by : Africa Insight

  • Sponsored by : KIA, Seoul Metropolitan Government

  • Date and time : October 21, 2023 (Sat), 11:00 AM - 6:00 PM (based on booth operating hours)

  • Venue: Banpo Hangang Park Moonlight Square (40 Sinbanpo-ro 11-gil, Seocho-gu, Seoul)

  • Composition : Stage performances and hands-on experience activities, Embassies of African countries in Korea, booths of communities and related organizations/individual, etc.



Ⅱ. Booth participation application guide


  • Categories : Introduction to African culture, tourism, food and beverage, products, information, organizations, businesses, activities, etc.

  • Looking for: About 35 organizations/individuals that relate to the purpose of the festival and possess relevant contents


  • Application guideline

  1. Application period : September 1, 2023 (Fri) - September 22 (Fri)

  2. How to apply : Submit the application form through a Google link                                                      Booth Registration Google form

  3. Application details : Participation registration, introduction of the organizations/individuals and activities, etc.

  4. Announcement : 2023.09.26 (Tue) 11:00 a.m. (TBD)/ Notified through email and website.

  5. ※ Booth Participation Fee Payment after Result Announcement - 220,000 KRW (including VAT) : General participating organizations (individuals), Embassy, Public institutions



  • 154,000 KRW (including VAT) : 30% discount for participation fee(Non-profit private organizations, non-profit cooperatives, non-profit corporations, (preliminary) social enterprises, social ventures)


  • *Note:

  1. Credit card payment is not available, only bank transfers are accepted.

  2. Electronic tax invoices or cash receipts can be issued (Details on issuance will be provided later).



5. Provided Items

  • Mongolian-style booth (3m3m), booth top banner, electricity, 2 tables (12060), 4 chairs

  • Additional tables (2) and chairs (4) can be provided if needed

  • Additional fee: table - 10,000 KRW, chair - 5,000 KRW each)



Ⅲ. Notes

In order to create a festival that is safe, environmentally friendly, and that can satisfy both operators and citizens, please check the following guidelines before applying.


  • Mandatory Orientation with at least one representative : If you do not attend, you cannot participate in the festival

  • Date: October 10, 2023 (Tue), 7:00 PM - 9:00 PM

  • Venue: To be announced later (Offline Orientation in Seoul City)

  • Prohibition of commercial activities According to the Hangang Park's internal operation regulations, sales activities including card payment, bank transfers, and cash are not allowed. Please note that it is only allowed to introduce, guide, experience, and distribute institutions, products, food and beverage, and activities in free form.

  • Compliance with content guidelines Only organizations/individuals that do not violate the content guidelines can participate. A. Introduction focusing on content directly related to Africa B. Limitation of content that stimulates the tragedy and negative image of Africa C. Restrictions on content supporting a particular religion and political parties D. Restrictions on content that may pose a risk to the safety of participants E. Restrictions on content that cause damage to surrounding booths, such as loud noise

  • Eco-friendly festival Please actively participate in environmental conservation efforts to limit the use of disposable products, utilize eco-friendly materials, and minimize the generation of garbage.

  • Only one booth per organization (Individual)



Ⅳ. Contact Information

If you have any inquiries, please contact us at the SAF email provided below.

  • E-mail : saf@africainsight.org



Ⅴ. Frequently asked questions(FAQ) for booth participants (individuals)


Q. Can I apply for more than two booths if I pay more?

A. If you confirmed as a participating organization (individual) due to the limited space in the Hangang Park, we can only provide a booth to an organization (individual).


Q. I would like to add the number of desks and chairs after applying (after confirmation of booth participation)

A. Due to operational difficulties, it is difficult to change the number after applying. Therefore, please carefully check the size of the 3m*3m booth and the desk and chair size shown in the information document and apply.


Q. Where can I park? Are parking tickets offered?

A. We recommend Banpo Hangang Park Parking Lot 2 (40, Sinbanpo-ro 11-gil, Seocho-gu, Seoul) or Banpo Hangang Park Parking Lot 1 (122-1, Jamwon-dong, Seocho-gu, Seoul), which is close to the festival venue. Please note that there is a parking fee and the parking passes or discount tickets are not provided by the participating organization (individual).


Q. Is it allowed to enter Hangang Park with vehicles for transporting the items required for booth setup?

A. Vehicle access within the park's green space for the setup and transportation of event facilities is not allowed. Therefore, when transporting items for booth preparation, please arrange for manual transportation using personnel near the roadsides so that the setup can be carried out accrodingly.


Q. Can I use electricity?

A. Yes, all booths are provided electricity and multi-tap to use primary electronic devices such as laptops and cell phones. Please use less than 1 kW per booth, and consult in advance if you use electronic devices that need a high electronic capacity.


Q. I would like to cancel my booth participation and get a refund.

A. If you cannot participate due to inevitable reasons such as natural disasters or health issues, please share the details with the festival secretariat by midnight on October 19th (Thursday), and we will provide 100% of the refund. For cancellations due to a change of mind, you will get a 100% refund by midnight on October 7th (Saturday) and a 50% refund by midnight on October 14th (Saturday).


Q. What is the booth operation time? Is it okay to close earlier than the operating hours?

A. The mandatory operating hours of the booth for the smooth operation, quality and unity of the festival are from 11 am to 6 pm. In other words, the booth operator should prepare booth by 11 am so that citizens and audiences can start to visit. And it's mandatorily operated until 6 pm except for unavoidable circumstances such as safety and health issues.


However, in the case mentioned below, there will be a disadvantage in participating in the next year's festival.

  1. Organization(individual) is not arrived by the starting time without prior notice.

  2. Contents of the booth are significantly changed compared to the initial proposal without prior notice or inappropriately prepared in terms of the contents guideline.

  3. Withdraws booth arbitrarily before 6 pm.